Decyzja, czy intranet jest właściwym rozwiązaniem dla organizacji, nie jest prosta i nie powinna być podejmowana lekko. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy mamy do czynienia nie tylko z pracownikami w biurze, ale też pracownikami mobilnym, zespołami pracującymi zdalnie czy też obsadą zakładów produkcyjnych. Intranet oferuje wiele korzyści, takich jak lepsza komunikacja i dostęp do informacji, istnieje jednak sporo wyzwań z nim związanych i powodów, dla których może nie być najlepszym rozwiązaniem dla Twojej organizacji. Widziałem wiele udanych wdrożeń intranetów w firmach, ale chyba jeszcze więcej takich, które (nie zawsze oficjalnie, bo nikt o tym głośno nie chce mówić) okazały się porażką. Poniżej przedstawiam 7 zagadnień, które warto wziąć pod uwagę podczas analizy kosztów i korzyści, jakie niesie takie wdrożenie.

1. Ograniczona dostępność dla pracowników liniowych i pracowników zdalnych

Ograniczona dostępność dla pracowników terenowych i zdalnych to jedno z największych wyzwań, z jakimi borykają się organizacje, które chcą wdrożyć rozwiązania Intranetowe. Tradycyjny Intranet jest zazwyczaj projektowany z myślą o pracownikach biurowych, co utrudnia dostęp do tych platform dla mobilnych, zdalnych i pracujących poza biurem.

Pracownicy terenowi muszą mieć szybki dostęp do informacji, które są niezbędne do wykonywania ich zadań w sposób efektywny. Dzięki temu eliminuje się potrzebę ręcznego przeszukiwania dokumentów i zmniejsza ryzyko błędów, co pozwala pracownikom terenowym skupić się na dostarczaniu wyjątkowej obsługi klientom. W takich przypadkach dużo lepiej sprawdzają się nowoczesne rozwiązania, zwane czasem “intranetami nowej generacji”, które są projektowane z myślą o mobilności i przyjazności dla użytkownika. Często mają one formę nie strony www (która bywa problematyczna do przeglądania na urządzeniach mobilnych), a dedykowanej aplikacji mobilnej do pobrania ze sklepów z aplikacjami (tj. Google Play i Apple AppStore).

2. Mała przyjazność dla użytkownika

Tradycyjne rozwiązania Intranetowe są często uważane za nieprzyjazne dla użytkownika ze względu na trudną nawigację, słabe doświadczenie użytkownika, brak personalizacji i interaktywności, trudności w znajdowaniu informacji oraz duże obciążenia administracyjne. Często są także mało przejrzyste, wyglądają nienowocześnie, długo się ładują i są słabo responsywne. Wszystko to może zniechęcać użytkowników do korzystania. Jeśli Intranet ma słabe możliwości wyszukiwania informacji, pracownicy mogą czuć się sfrustrowani, co doprowadzi do jeszcze mniejszego zaangażowania. Jeśli intranet nie jest intuicyjny ani użyteczny, pracownicy są mniej skłonni go zaakceptować, co prowadzi do niskiego zaangażowania i minimalnej aktywności. Skomplikowana i nieintuicyjna obsługa może zniechęcać pracowników do korzystania. Jeśli platforma jest trudna w nawigacji, znalezieniu informacji lub wykonywaniu zadań, pracownicy mogą szukać alternatywnych metod, takich jak e-mail lub bezpośrednie pytanie kolegów. Co więcej, aby Intranet odniósł sukces, powinien być czymś więcej niż tylko repozytorium informacji - musi on przyciągać uwagę użytkowników, aby utrzymać wysoki poziom interakcji.

3. Nadmiar informacji

Przeciążenie informacjami występuje, gdy ilość informacji do przetworzenia przekracza naszą zdolność do tego oraz czas, jaki otrzymujemy na ich przetworzenie. Nadmierna łatwość udostępniania wszelkiego rodzaju informacji w miejscu pracy, dzięki wielu technologiom, takim jak intranet, e-mail czy platformy mediów społecznościowych, może prowadzić do nadmiernej wymiany treści przez pracowników. Zjawisko przeciążenia informacjami jest powszechne w wielu firmach. Aby uniknąć lub wyeliminować przeciążenie informacjami, konieczny jest wspólny wysiłek, który zaczyna się od zrozumienia potrzeb pracowników, kategoryzacji i klasyfikacji informacji, budowy strategii komunikacji wewnętrznej oraz tworzenia kultury dzielenia się wiedzą.

Nadmiar informacji w Intranecie może prowadzić do "przeciążenia informacjami", gdy nie jest on odpowiednio zarządzany. Kluczem do pokonania tego zjawiska jest lepszy system zarządzania treściami i stosowanie nowoczesnych rozwiązań, spersonalizowanych aplikacji i wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji. Zjawisko przeciążenia informacjami może mieć negatywny wpływ na efektywność i produktywność pracowników, dlatego ważne jest, aby rozważyć te kwestie podczas wdrażania rozwiązań Intranetowych, zwłaszcza w kontekście pracowników terenowych, mobilnych i zdalnych.

4. Czasochłonne szkolenia

Czasochłonne szkolenie pracowników w zakresie funkcjonalności Intranetu może także stanowić poważne wyzwanie. Wdrożenie Intranetu wymaga czasu i wysiłku, aby pracownicy mogli nauczyć się korzystać z platformy i wykorzystać ją w codziennej pracy. Jednym z problemów związanych z Intranetem jest nadmiar procedur i dokumentacji, co utrudnia pracownikom znalezienie potrzebnych informacji. Zjawisko to może prowadzić do poczucia przytłoczenia i dezorientacji wśród pracowników, co z kolei może negatywnie wpłynąć na wydajność i efektywność. Dlatego tak ważne jest korzystanie z narzędzi, które są intuicyjne i nie wymagają czasochłonnych szkoleń. Ponadto stosowane narzędzia powinny posiadać intuicyjny, wbudowany system onboardingu i szkolenia użytkowników z funkcji danej aplikacji.

5. Brak dostępu dla pracowników mobilnych

Brak mobilnej dostępności to jedno z najczęstszych wyzwań, z jakimi spotykają się organizacje w kontekście rozwiązań Intranetowych. Jeśli Intranet nie jest dostępny na urządzeniach mobilnych lub nie posiada dedykowanej aplikacji mobilnej, pracownicy mogą odczuwać trudności w dostępie do platformy poza biurem. Mobilna dostępność jest kluczowa, aby sprostać zmieniającym się potrzebom pracowników. Organizacje powinny priorytetowo traktować mobilną dostępność, zapewniając optymalizację Intranetu dla różnych urządzeń i rozmiarów ekranów. Rozwój aplikacji mobilnej lub wdrożenie zasad responsywnego projektowania może poprawić interfejs Intranetu. Mobilne powiadomienia push mogą również być wykorzystane do wysyłania ważnych aktualizacji i przypomnień dla pracowników, utrzymując ich w kontakcie i zaangażowanych.

6. Wyłączenie cyfrowe pracowników liniowych

Wyłączenie cyfrowe pracowników liniowych w kontekście rozwiązań typu intranet wiąże się z koniecznością zapewnienie odpowiedniej edukacji i wsparcia technicznego, ponieważ niektórzy pracownicy liniowi mogą mieć ograniczone umiejętności technologiczne. Po drugie, istotne jest zagwarantowanie prywatności i bezpieczeństwa danych, szczególnie w przypadku pracowników, którzy korzystają z urządzeń firmowych do dostępu do Intranetu. Pewnym “standardem” na halach produkcyjnych, są publicznie dostępne “kioski”, tj. dedykowane komputery do korzystania przez wszystkich pracowników - prowadzi to do wielu problemów - zarówno z bezpieczeństwem danych i zachowaniem prywatności, jak też np. kolejkami w dostępie w trakcie bardziej “gorących” okresów (np. przed świętami lub okresem wakacyjnym). Dużym problemem w wielu organizacjach jest zapewnienie spójnej i kompleksowej komunikacji, aby wszyscy pracownicy, zarówno liniowe, jak i ci z działów biurowych, mieli dostęp do tych samych informacji. Jest to o tyle problematyczne, gdyż istnieją istotne różnice w sposobie pracy i dostępie do technologii między pracownikami liniowymi, a biurowymi - sprawienie, by Internet był równie dostępny dla wszystkich, jest bardzo trudne, a często nawet niemożliwe.

Dedykowane rozwiązania do komunikacji wewnętrznej, które adresują powyższe problemy mogą odegrać istotną rolę w łagodzeniu problemu "cyfrowego wyłączeniu" pracowników terenowych, liniowych i zdalnych, zapewniając łatwy dostęp do niezbędnych informacji, co eliminuje konieczność ręcznego wyszukiwania danych i redukuje ryzyko popełnienia błędów, umożliwiając skoncentrowanie się na pracy.

7. Brak możliwości dostarczania danych w czasie rzeczywistym

Ograniczone możliwości zapewnienia pracownikom danych w czasie rzeczywistym są jednym z istotnych problemów związanym z rozwiązaniami typu Intranet. Brak bieżącej informacji powoduje zatory w firmie, co może prowadzić do opóźnień w realizacji zadań. Można temu zaradzić, zapewniając pracownikom wszechstronne i elastyczne narzędzia, które umożliwiają łatwe wyszukiwanie i udostępnianie informacji. Nowoczesne platformy pozwalają administratorom Intranetu na zapewnienie płynnego przepływu informacji między pracownikami i oferują możliwość uzyskiwania informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu pracownicy mogą uzyskać wgląd w wykorzystanie systemu, skuteczność treści i zachowanie użytkowników.

Podsumowanie

Podsumowując, chociaż Intranet może zapewniać korzyści określonym typom pracowników, przed wdrożeniem takiego rozwiązania należy dokładnie rozważyć specyficzne potrzeby i wyzwania stojące przed pracownikami pierwszej linii, pracownikami mobilnymi i zdalnymi. Nowoczesne Intranety, w których priorytetem jest responsywność urządzeń mobilnych i wygoda użytkownika, mogą lepiej odpowiadać potrzebom tych pracowników.

Chcesz zwiększyć efektywność swoich pracowników, sprawdź EmplocityHub.